我们希望能使我们的资金管理业务更加环保。您能否分享一些贵公司采用的最佳实践——这些实践是否节约了成本、提高了流程效率？另外，实行环保有没有什么‘软性’的优势？
国际财资管理师（CTP）、家乐氏公司资金管理部经理Deirdre Stokes女士回答说：
2005年，家乐氏在全公司范围内发起“绿色环保”行动，以减轻公司对我们生活和工作所在社区的环境影响。我们资金管理部也参与了这项行动，并借此良机在众多流程中减少纸张的使用量。例如，此前资金经理收到的都是打印的银行账户对账单和其他纸质单据，比如说发票账单、外汇交易确认书、商业票据发行确认书和账户分析表。
有些客户还将纸质支票直接寄到我们资金管理部。接下来，我们要复印这些支票，再集中起来由押运车送往银行，结果导致现金迟迟无法使用，还要支付押运费用。
此外，为核对银行账目，银行对账单必须复印许多份，分别交给账目的核对、复查和审批人员。我们有近200个账户，平均每份银行对账单有5 – 6页，因此，我们每个月大约要复印和处理9,000张单据。而且，资金管理部还必须确保在每月结账前及时分发所有的单据，以备内部和外部审计之需。
同样，在与资金管理部密切合作的应收账款部门，纸质支票汇款、拒付详单和其他与客户相关的单据也会由银行从7个专用信箱所在地寄给我们——这些费用都要由公司来承担。收到单据之后，公司还需要付出相当于一位全职员工一整周的时间，来开启信箱、分类整理信息、匹配相应的单据，最后再通过扫描将它们输入公司的数据库系统并编制索引。90天后，这些单据被存入账册，然后发送至某个外部存储设备。
为简化这些流程，实现“绿色环保”，资金管理和应收账款部门联手实施最佳实践解决方案，首先采用的就是摩根大通的J.P. Morgan Access和Receivables Edge工具以及五三银行的电子化远程支票接收和存储工具。实施J.P. Morgan Access后，我们得以将大部分银行账户对账单从纸质单据转换为电子文件。核对、复查和审批对账单的人员可以应用这一工具在线访问对账单，而无需将其复印多份。
同样，应收账款团队在银行收到客户汇款24小时之内，就可以利用Receivables Edge工具在线获取详细的汇款信息，而无需等待7 – 10天之后才能查看以邮递方式送达的单据。因此，应收账款部门显著提高了流程效率，减少了应收账款天数，使现金能够更迅速地投入使用。
此外，实施了由五三银行提供的电子化远程支票存储方案之后，我们得以更快地将支票存入银行。雇用押运车运送资金通常需要经过两三天的等待期，而且还伴随着一定的风险，而实施这项方案则避免了上述问题。
在这些举措的共同作用下，我们从多方面提高了效率、节约了成本。尤其是免除了押运费、邮寄支票汇款详单的邮费以及将支票汇款详单存入外部设备中所产生的相关费用。我们还通过减少纸张的使用、提高其他流程效率节约了成本，因为我们无需再复印多份银行对账单并将其邮寄给银行账目的核对、复查和审批人员。
这项技术的一个软性优势，就是降低了公司应收账款部门的员工流失率，因为如今员工可以专注于更具挑战性的、与职业发展相关的新工作，而非对汇款详单进行扫描和归档等任务。
总之，绿色环保行动绝对是正确的选择——对于我们资金管理和应收账款团队，乃至整个公司来说都是如此。我们会始终致力于实施这一举措，因为它能帮助我们改进业务流程、提高利润——同时降低我们对环境的影响，造福于子孙后代。
